Порядок использования архивных документов в читальном зале

УТВЕРЖДЕН
Приказом ГКУ РО «Центр документации
новейшей историй Ростовской области»

от 14.12.2017 № 17



ПОРЯДОК
использования архивных документов в читальном зале
ГКУ РО «Центр документации новейшей истории Ростовской области»

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Порядок использования архивных документов в читальном зале (далее – Порядок) ГКУ РО «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ЦДНИРО», Центр) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об  архивном  деле  в  Российской Федерации»  (Собрание  законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169); Федеральным  законом  от  27.06.2006 № 149 ФЗ  «Об  информации,  информационных  технологиях  и  о  защите информации».  (Собрание законодательства Российской Федерации от 31 июля 2006г. №31 ст. 3448); пунктами 5.7, 5.14 «Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования  документов  Архивного  фонда  Российской  Федерации  и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях  и  библиотеках,  организациях  Российской  академии  наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007г. № 20, регистрационный номер 9059); «Порядком использования  архивных  документов  в  государственных  и  муниципальных архивах  Российской  Федерации»,  утвержденным  приказом  Федерального архивного  агентства  (Росархив)  от  01.09.2017 №  143; зарегистрированным  в Минюсте РФ 01.11.2017 г. (рег. № 48765); областным законом Ростовской области от 22.06.2017 № 1164-ЗС «Об архивном деле в Ростовской области»; Уставом ГКУ РО «ЦДНИРО», утвержденным председателем Комитета от 21.06.2011. (Текст устава официально опубликован не был, с текстом устава можно ознакомиться на официальном сайте ГКУ РО «ЦДНИРО).
1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), справочно-поисковыми средствами к ним и находящимися на хранении в научно-справочной библиотеке Центра печатными изданиями (далее – печатные издания) в читальном зале ГКУ РО «ЦДНИРО» под контролем работников Центра.

1.3. Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в ГКУ РО «ЦДНИРО», справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Читальный зал ГКУ РО «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ЦДНИРО») предоставляет пользователям документальные материалы для использования их в политических, экономических, научных и социально-культурных целях.
1.5. Плата  за  посещение  читального  зала,  пользование  делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается. 
1.6. Платные  услуги  пользователям  предоставляются  ГКУ  РО  «ЦДНИРО»  в соответствии с законодательством РФ.
1.7. Для оказания помощи в подборе документов пользователям предоставляется возможность пользоваться научно-справочным аппаратом (НСА) и консультация работника читального зала, директора ГКУ РО «ЦДНИРО» и его заместителя по научной работе.

1.8.
Читальный зал работает во вторник, среду, четверг с 10.00 до 17.00, в пятницу – с 10.00 до 16.00.
1.9. Работа читального зала по обслуживанию пользователей может быть временно приостановлена в связи с проведением ремонтно-технических мероприятий при обязательном уведомлении об этом пользователей не менее чем за 2 недели.


II. ПОРЯДОК ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ


2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления (Приложение № 1) или письма направившего его органа или организации, в которых указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования. Пользователи,  ведущие  научную  работу  в  соответствии  с  планом  научных учреждений  или  выполняющие  служебные  задания,  предоставляют  письма направивших их организаций, учащиеся ВУЗов, колледжей, лицеев и школ – учебных заведений.
2.2. При оформлении допуска для работы в читальном зале пользователь заполняет анкету (приложение №2)
Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных.
    Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним пользователем.
    Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал Центра на основании заполненной анкеты (приложение №3).
2.3. Пользователю на основании заявления или письма направившей его организации и заполненной анкеты оформляется допуск для работы в читальном зале, действующий в течение календарного года со дня выдачи.
    Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется допуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи.
    Разрешение на работу в читальном зале дается директором ГКУ РО «ЦДНИРО» или уполномоченным им лицом на срок не более одного года.
    Лицам, допущенным к работе в читальном зале, оформляется пропуск установленной формы на 30 календарных дней (приложение №4)
2.4. Срок работы в читальном зале может быть продлен Центром по заявлению пользователя или письму направившей его организации. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.
2.5. На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело, включающее в себя следующие документы:
- письмо (заявление) с визой о допуске к работе с документами;
- анкета пользователя;
- тема и план научной работы (если таковые имеются);
- требования на выдачу дел (приложение № 5)
    Каждое личное дело учитывается в журнале регистрации личных дел пользователей (приложение № 6). Личные дела хранятся в читальном зале и по истечении года, после завершения работы пользователя, сдаются в архив ГКУ РО «ЦДНИРО».   


III. ПОРЯДОК ДОСТУПА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ К ДЕЛАМ, ДОКУМЕНТАМ,
СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫМ СРЕДСТВАМ К НИМ,
ПЕЧАТНЫМ ИЗДАНИЯМ

    3.1. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации.
    3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:
    3.2.1. содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;
    3.2.2. имеющим помету «для служебного пользования» при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);
    3.2.3. содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:
    - является субъектом указанных сведений – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;
    - является наследником по закону – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;
    - является наследником по завещанию – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;
    - имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.
    3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.
    3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.
    3.5. Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти или иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.
    3.6. Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях:
    - выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней со дня заказа их пользователем;
    - выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;
    - экспонирование дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки;
    - выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней со дня заказа их пользователем.
    3.7. В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.5, 4.2.6, 4.2.9, 4.2.12, 4.2.19 Порядка подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений.
    3.8. Листы дел, содержащие информацию ограниченного доступа, перед выдачей в читальный зал обязательно конвертируются. Снятие конвертов категорически запрещается.
IV. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

    4.1. Пользователь вправе:
         4.1.1.  Посещать читальный зал архива, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе.
         4.1.2. Получать услуги на возмездной основе с оформлением актов сдачи-приемки оказанных услуг (приложение № 7).
   4.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке оформления допуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг Центром.
        4.1.4. Получать для изучения в виде подлинников или копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания.
    Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, являющиеся уникальными, а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, выдаются в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях.
         4.1.5. Получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале.
       4.1.6. Заказывать в читальном зале или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования.
        4.1.7. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на безвозмездной основе через 2 рабочих дня (дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные, на иностранных языках – через 10 рабочих дней) со дня оформления заказа. До 20 дел общим объемом не более 1500 листов  управленческой документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;
      4.1.8. Изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 рабочих дней.
     4.1.9. Иметь в пользовании одновременно до 20 дел, документов, печатных изданий, общим объемом не более 1500 листов управленческой документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения.
   4.1.10. Заказывать и получать дела, документы, печатные издания ранее сроков выдачи или сверх объемов выдачи, установленных подпунктом 4.1.7 Порядка, на возмездной основе.
   4.1.11. Проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность.
    4.1.12. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.
   4.1.13. Использовать при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям архива или арендовать технические средства Центра.
   4.1.14. Заказывать либо изготавливать самостоятельно арендуемыми техническими средствами Центра или собственным техническим средством копии архивных дел, документов, печатных изданий в объеме не более 100 листов (кадров, электронных образов) в течение рабочего дня на возмездной основе при соблюдении требований подпунктов 4.2.21 – 4.2.25 Порядка.
   4.1.15. Заказывать копии дел, документов, печатных изданий либо изготавливать самостоятельно копии дел, документов, печатных изданий во внеочередном порядке и (или) сверх объема, установленного в подпункте 4.1.14 Порядка на возмездной основе.
   4.1.16. Вносить в читальный зал и выносить письменные принадлежности, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, печатных изданий на основании заявления.
   4.1.17. Привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале сопровождающих лиц в порядке, установленном пунктом 2.2 Порядка.
   4.1.18. Предоставлять ГКУ РО «ЦДНИРО» экземпляр издания, подготовленного с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в ГКУ РО «ЦДНИРО».
  4.1.19. Обращаться к руководству архива с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам организации работы читального зала.
  4.1.20. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.
   4.2. Пользователь обязан:
 4.2.1. Соблюдать утвержденный Порядок, регламентирующий работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальном зале Центра.
  4.2.2. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200х300 мм, зонты, пакеты или иные предметы, кроме указанных в подпункте 4.1.16 Порядка.
  4.2.3. Вносить в читальный зал предметы, указанные в подпункте 4.1.16 Порядка, в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200х300 мм.
 4.2.4. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала (Приложение № 8).
  4.2.5. Соблюдать график работы читального зала ГКУ РО «ЦДНИРО», общественный порядок, тишину и чистоту в читальном зале, а также права и законные интересы других пользователей и работников архива. Не проносить продукты питания и напитки в читальный зал.
 4.2.6. Обеспечивать целостность и сохранность полученных для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.
 4.2.7. Ставить подпись в требовании за получение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий (Приложение №5).
 4.2.8. Незамедлительно сообщать работнику читального зала архива об обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
4.2.9. Не повреждать полученные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, в том числе:

- не писать на листах дел, документов, не пачкать, не рвать, не резать листы дел, документов, не загибать их углы, не вырывать листы из дел, не перекладывать листы в делах;

- не вносить изменения в тексты документов, не делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания;

- не писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, не калькировать документы;

- не вкладывать в дела, документы, упаковки аудиовизуальных документов посторонние предметы, не оставлять в делах закладки;

- не оставлять дела, документы открытыми на время отсутствия пользователя в читальном зале;

- не пользоваться клеем, скотчем, маркером, перьевой ручкой, стикером, корректирующей жидкостью (штрихом), копировальной бумагой, ножницами, другими режущими предметами;

- не передавать дела, документы другим пользователям (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка);

- не брать дела, документы у других пользователей (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка);

- не делать пометы на карточках при использовании каталогов;

- не переставлять и не вынимать карточки из картотечных ящиков при использовании каталогов;

- не применять физические усилия, которые могут привести к нарушению целостности переплета дел, документов.
    4.2.10. Заполнять листы использования полученных дел, указывая дату использования, фамилию, инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (приложение № 9)

    4.2.11. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания.
   4.2.12. Не выносить из читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования.
   4.2.13.  Соблюдать требования работы с оборудованием, установленным в читальном зале.
  4.2.14. Не производить на компьютерах читального зала Центра копирование и модификацию электронных ресурсов, не загружать и не устанавливать программы, не вносить изменения в файловую структуру и не менять структуру расположения папок, не выгружать с них информацию на съемные носители.
  4.2.15. Не заходить в служебные помещения Центра, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.
  4.2.16. Не передавать пропуск в читальный зал другому лицу (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка).
  4.2.17.  При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, печатные издания, сообщить в Центр о продлении срока их нахождения в читальном зале (не более чем на 10 рабочих дней). Если такая просьба от пользователя не поступала, подобранные дела, документы, печатные издания возвращаются в архивохранилище без уведомления пользователя.
  4.2.18. Сообщать в Центр об изменении сведений, обязательных к указанию в анкете пользователя, работающего в читальном зале, при первом после такого изменения посещении читального зала Центра.
  4.2.19.  Выполнять законные требования работников Центра и охранной и службы Центра.
  4.2.20. Предъявлять сотруднику охранной службы Центра по его требованию имеющиеся у пользователя материалы и предметы, указанные в подпункте 4.1.16 Порядка.
  4.2.21. При копировании дел, документов, печатных изданий техническими средствами Центра или при самостоятельном копировании указывать при оформлении заказа на копирование перечень копируемых дел, документов, печатных изданий с указанием их архивных шифров, объема копирования, количества экземпляров, вида копий, технических параметров копирования (Приложение № 10).
 4.2.22. При самостоятельном копировании дел, документов, печатных изданий заключать договор с архивом на организацию копирования дел, документов, печатных изданий собственным техническим средством или арендуемым техническим средством архива. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке (приложение № 11), передаются сотруднику читального зала и регистрируются в журнале учета заказов (приложение № 11.1.). На заказе необходимо проставить подпись и дату.
 4.2.23. Производить самостоятельное копирование собственным техническим средством или арендуемым техническим средством архива дел, документов, печатных изданий в специально отведенном архивом для этих целей  месте, в присутствии работника архива, который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и их сохранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копирования.
4.2.24. Использовать при самостоятельном копировании собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение собственных контактных технических средств (в том числе, ручные, планшетные, протяжные сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов, печатных изданий.
4.2.25. Не осуществлять самостоятельное копирование подлинников дел, документов, печатных изданий:
      - имеющих копии фонда пользования;
      - отнесенных к категории особо ценных;
     - признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;
    - с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу.
4.2.26. Заказ на копирование согласовывается с руководством ГКУ РО «ЦДНИРО». Не подлежат копированию в полном объеме архивные дела (за исключением малообъемных – до 15 листов) и архивные фонды.
4.2.27. Указывать при публикации дел, документов их архивные шифры.
4.2.28. Предоставлять Центру библиографические данные публикаций, адреса интернет-ресурсов, подготовленных с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве.
4.2.29. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.


Возврат к списку

 



Ф.И.О.:*
E-mail:*
Текст сообщения:
Прикрепляемый файл:




 

Режим работы:

Понедельник - четверг с 9:00 до 18:00

Пятница - с 9:00 до 16:45

Перерыв: с 13:00 до 13:45