Порядок использования архивных документов в читальном зале

УТВЕРЖДЕН

Приказом ГКУ РО «Центр документации

новейшей истории Ростовской области»

от 27 декабря 2013г. № 20 осн. деят.

ПОРЯДОК

использования архивных документов в читальном зале

ГКУ РО «Центр документации новейшей истории Ростовской

области»

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок использования документов в читальном зале ГКУ РО «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст.2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013; № 7, ст. 611), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059), Уставом ГКУ РО «Центр документации новейшей истории Ростовской области» и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале ГКУ РО «Центр документации новейшей истории Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ЦДНИРО»).

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале ГКУ РО «ЦДНИРО».

Доступ к нерассекреченным документам определяется «Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» от 28.10.1995 г. № 1050.

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам, хранящимся в ГКУ РО «ЦДНИРО», и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-информационными средствами к ним не взимается.

1.5. Платные услуги пользователям предоставляются ГКУ РО «ЦДНИРО» в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.6. Читальный зал ГКУ РО «ЦДНИРО» предоставляет пользователям документальные материалы для использования их в политических, экономических, научных и социально-культурных целях.

1.7. Для оказания помощи в подборе документов пользователям предоставляется возможность пользоваться научно-справочным аппаратом (НСА) и консультациями работника читального зала, директора ГКУ РО «ЦДНИРО» и его заместителя.

1.8. Читальный зал работает во вторник, среду, четверг с 10.00 до 17.00, в пятницу – с 10.00 до 16.00.

Работа читального зала по обслуживанию пользователей может быть временно приостановлена в связи с производством ремонтно-технических мероприятий при обязательном уведомлении об этом пользователей не менее чем за 2 недели.

II. Порядок допуска пользователя в читальный зал

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

2.2. Пользователь заполняет анкету установленного образца (приложение № 1) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.3. Разрешение на работу в читальном зале дается руководителем ГКУ РО «ЦДНИРО» или уполномоченным им лицом (далее – руководством ГКУ РО «ЦДНИРО») на срок не более одного года с оформлением пропуска в читальный зал в установленном порядке.

Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством ГКУ РО «ЦДНИРО» по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

2.4. На каждого пользователя в читальном зале заводится личное дело, включающее следующие документы:

- письмо (заявление) с визой о допуске к работе с документами;

- анкету пользователя;

- тему и план научной работы (если таковые имеются);

- требования на выдачу дел (приложение № 2).

Каждое личное дело учитывается в журнале регистрации личных дел пользователей. Личные дела хранятся в читальном зале и по истечении года, после завершения работы пользователя, сдаются в архив ГКУ РО «ЦДНИРО».

III. Права и обязанности пользователя

3.1. Пользователь вправе;

3.1.1. Получать для изучения дела документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Личные, персональные дела на общих основаниях в читальный зал не выдаются.

Листы дел, содержащие информацию ограниченного доступа, перед выдачей в читальный зал обязательно конвертируются. Снятие конвертов категорически запрещается.

При работе с другими категориями дел (протоколы заседаний бюро, переписка и пр.), содержащими прямые или косвенные сведения о персоналиях, пользователь несёт ответственность за использование находящейся в них информации. Распространение полученных архивных сведений в ущерб конституционным правам граждан запрещено законодательством Российской Федерации.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно- информационного фонда ГКУ РО «ЦДНИРО» по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных и муниципальных услуг.

3.1.4. Заказывать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

- до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов партийных и комсомольских органов или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения;

- до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описи дел, документов, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале, в день заказа.

3.1.7. Получать консультации специалистов ГКУ РО «ЦДНИРО» по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

3.1.9. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.10. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.1.11. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.12. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, за исключением копирования, фотографирования и сканирования собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива.

3.1.13. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы при наличии специального пропуска (приложение № 3).

3.1.14. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.15. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива.

3.1.16. Предоставлять архиву библиографическую справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.17. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.

3.2.4. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200х300 мм.

3.2.5. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) или журналах выдачи описей и дел (приложение № 4) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.6. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.7. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования.

Категорически запрещается выносить документы из читального зала, передавать другому пользователю, загибать или вырывать листы документов, делать на документах пометы и подчёркивания, переводить изображения с помощью копировальной бумаги, оставлять дела открытыми, писать на листах бумаги, положенных на листы документа.

Не допускается при работе с архивными документами пользоваться клеем, скотчем, маркером, штрихом, чернильной ручкой, ножницами и другими режущими предметами, а также сканирующими и копирующими устройствами.

3.2.8. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов.

3.2.9. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.2.10. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.11. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.12. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы и службы пожарной охраны архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.13. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.11, 3.1.12.

3.2.14. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.15. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные.

3.2.16. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Выдача выписок и копий документов пользователям

4.1. Пользователи, работающие в читальном зале, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. При необходимости сделанные выписки могут быть просмотрены работником читального зала.

4.2. Копирование документов по заказам пользователей производится с разрешения руководства ГКУ РО «ЦДНИРО» на основании письма заинтересованного учреждения (при наличии в нем просьбы) или специального запроса. Ксерокопии изготавливаются в зависимости от технических возможностей и физического состояния архивных документов и печатных изданий ГКУ РО «ЦДНИРО».

4.3. Ксерокопирование архивных документов по заявкам пользователей производится на основании письменного заказа установленного образца в течение 3-14 дней после его оформления. Максимальный срок изготовления копий – месяц со дня подачи заявления.

4.4. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке (приложение 5), передаются сотруднику читального зала и регистрируются в журнале учета заказов (приложение 5.1.). При оформлении заказа обязательно указываются фамилия, адрес, телефон, тема исследовательской работы, количество листов копий, их формат, тираж и по каждому документу - поисковые данные, дата и краткое содержание или состав документов. На заказе необходимо проставить подпись и дату.

4.5. Заказ на ксерокопирование согласовывается с руководством ГКУ РО «ЦДНИРО». Не подлежат ксерокопированию в полном объеме архивные дела (за исключением малообъемных – до 15 листов) и архивные фонды. Общее количество выдаваемых ксерокопий одному пользователю не регламентируется, однако оно не должно превысить 10% объема архивного дела и 10% объема архивного фонда в целом. В случае отказа причина указывается в резолюции на бланке заказа.

4.6. Ксерокопированию не подлежат ветхие документы с угасающими, слабоконтрастными, копийными и поврежденными текстами, ранее копированные и изданные.

4.7. Вопрос о копировании особо ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством ГКУ РО «ЦДНИРО» в каждом конкретном случае на основании заявления пользователя.

4.8.Копирование документов личных фондов и фондов негосударственных организаций производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их преемниками.

4.9. По письменному разрешению директора ГКУ РО «ЦДНИРО» допускается копирование газет, документов из дел, не содержащих конфиденциальной информации, техническими средствами пользователя (цифровыми фотоаппаратами, видеокамерами и др.). Копирование производится в помещении архива и под контролем сотрудников читального зала. Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователя, ГКУ РО «ЦДНИРО» не несет.

4.10. Копии документов выдаются пользователям под роспись, а также могут быть высланы почтой по указанному адресу.

4.11. Вынос копий документов за пределы ГКУ РО «ЦДНИРО» оформляется специальным разрешением, подписанным ответственным лицом (приложение 6).

Разрешения регистрируются в журнале учета (приложение 6.1.).

4.12. Пользователи и учреждения ставятся в известность, что копии документов могут быть использованы по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и учреждениям.

Одобрен Методической комиссией ГКУ РО «ЦДНИРО»,

протокол № 5 от 26 декабря 2013г.

Приложение 1

ГКУ РО «Центр документации новейшей истории Ростовской области»

Дело пользователя № _______

Анкета пользователя, работающего в читальном зале

1. Фамилия,имя,отчество_________________________________________________________

2. Дата рождения________________________________________________________________

3. Гражданство__________________________________________________________________

4. Место работы (учебы) и должность_______________________________________________

________________________________________________________________________________

(полное название учреждения, его почтовый и электронный адрес, телефон)

5. Образование __________________________________________________________________

5.1.Ученая степень, звание ______________________________________________

6. Основание для проведения исследований ____________________________________

(направление организации или по личному заявлению)

7. Название темы, хронологические рамки______________________________________

_____________________________________________________________________

8. Цель работы ____________________________________________________________________

9. Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона _____________________________

_________________________________________________________________________________

10. Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона _____________________________

__________________________________________________________________________________

11. Номер мобильного телефона, электронный адрес ____________________________________

12. Серия и номер паспорта, кем и когда выдан _________________________________________

__________________________________________________________________________________

Обязательство-соглашение

Я, _______________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

Ознакомлен с действующим Порядком использования архивных документов ГКУ РО «Центр документации новейшей истории Ростовской области» и обязуюсь его выполнять.

Согласен с автоматизированной обработкой и хранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь соблюдать режим конфиденциальности в отношении ставшей мне известной

информации, использование и распространение которой ограничено законодательством

Российской Федерации.

«______» ________________20____г.

________________________________

(подпись)

__________________________________________ _____ _________________ _________________________

должность сотрудника архива подпись расшифровка подписи

«________» __________________ 20_____г.


Возврат к списку

 



Ф.И.О.:*
E-mail:*
Текст сообщения:
Прикрепляемый файл:

Фотогалерея


  • Центр докум­ентац­ии

Режим работы:

Понедельник - четверг с 9:00 до 18:00

Пятница - с 9:00 до 16:45

Перерыв: с 13:00 до 13:45